Het Huishoudelijk Reglement

Dit Huishoudelijk Reglement werd goedgekeurd op de algemene vergadering van 18 maart 2006

HOOFDSTUK 0: HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Art. 0.1 - Onderstaande artikels vormen het Huishoudelijk Reglement van HALOvzw . Ze zijn een aanvulling op de Statuten, neergelegd bij de Handelsrechtbank van van Antwerpen op 28 december 2005, en verschenen in het staatsblad dd. 09.01.06 nr 7596.

Art. 0.2 - Het Huishoudelijk Reglement bindt alle leden van HALOvzw, zoals deze bepaald zijn in bovenvermelde statuten.

Art. 0.3 - Het Huishoudelijk Reglement wordt door de Algemene Vergadering goedgekeurd of gewijzigd met een twee derde meerderheid. Het Huishoudelijk Reglement is een interne aangelegenheid. Een wijziging in het Huishoudelijk Reglement heeft geldingskracht vanaf haar publicatie op de website.

Art. 0.4 - Over elke interpretatie van dit Huishoudelijk Reglement wordt binnen het bestuur beslist met een twee derde meerderheid. De voorzitter is verantwoordelijk voor het notuleren van precedenten m.b.t. de interpretatie van dit Huishoudelijk Reglement. Deze precedenten worden bewaard in een dossier, dat wordt overgedragen van voorzitter tot voorzitter.

Art. 0.5 - Elke belangstellende kan te allen tijde een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de voorzitter of op de website verkrijgen. Elk bestuurslid ontvangt na zijn of haar verkiezing van de voorzitter een exemplaar.

Art. 0.6 - De voorzitter in het bijzonder en het bestuur in het algemeen dragen de verantwoordelijkheid voor de correcte naleving van dit Huishoudelijk Reglement.

HOOFDSTUK I: LEDEN

Art. 1.1 - Soorten leden - HALOvzw heeft verschillende soorten leden: pretransplant leden, gewone leden, ereleden, werkende leden en bestuursleden.

Art. 1.2 - Kunnen als gewoon lid worden toegelaten bij HALOvzw zij die in het verleden niet definitief uit de vereniging gesloten zijn en voldoen aan de bepaling van art. 6 en 7 van de statuten. Worden enkel als lid toegelaten, diegenen die een rechtstreeks verband met longtransplantatie kunnen aantonen. Alle leden behalve pretransplant leden en ereleden betalen een jaarlijkse bijdrage van 10 Euro (Tien Euro). Leden kunnen te allen tijde hun lidmaatschap opzeggen tenzij zij een functie van bestuurslid vervullen, conform art. 9 van de statuten. Het niet betalen van de jaarlijkse bijdrage wordt beschouwd als een opzegging van het lidmaatschap.

Art. 1.3 - Pretransplant leden zijn mensen die op de transplantatie wachtlijst staan. Deze lijst wordt 'up to date' gehouden door het transplantatieteam UZ Leuven. Deze leden zijn automatisch lid zonder de lidmaatschapsbijdrage te hoeven betalen, tenzij zij daar bezwaar tegen aantekenen. Eenmaal zij niet meer op de transplantatie wachtlijst staan blijven zij pretransplant lid tot het einde van het jaar van hun transplantatie. Daarna kunnen zij ervoor kiezen gewoon lid te worden onder de voorwaarden van Art. 1.2.

Art. 1.4 - De titels van erelid en erevoorzitter kunnen wegens bijzondere persoonlijke bijdragen aan de vereniging door het bestuur aan een lid toegekend worden mits bekrachtiging op de eerstvolgende Algemene Vergadering. Ereleden zijn leden voor het leven zonder de verdere noodzaak de lidmaatschapsbijdragen te betalen. Ereleden kunnen ook hun lidmaatschap opzeggen t.o.v. het bestuur of de titel van erelid weigeren.

Art 1.5 - Bestuursleden zijn die leden opgenomen in het bestuur onder de bepalingen in Hoofdstuk II.

Art 1.6 - In zeer extreme omstandigheden kan een lid definitief uit de vereniging gesloten worden indien dit beslist wordt met twee derde meerderheid in het bestuur en in de algemene vergadering.

HOOFDSTUK II: HET BESTUUR

Ondertitel 1 - Samenstelling

Art 2.1.1 - Het bestuur bestaat uit minstens vier leden. Het bestuur bevat een voorzitter, een vice-voorzitter, een penningmeester en een secretaris. De vice-voorzitter neemt de taken van de voorzitter over bij afwezigheid van deze laatste en wordt hiertoe door de voorzitter op de hoogte gehouden. Bestuursleden voeren hun functie uit op vrijwillige basis en ontvangen geen financiële en of andere compensaties voor hun werk in het bestuur.

Art 2.1.2 - Het bestuur bestaat altijd uit een meerderheid van longtransplantpatiënten (verder longtransplanten genoemd) of patiënten die op de transplantatie wachtlijst staan (verder pretransplanten genoemd). Daarnaast kunnen ook familieleden van longtransplanten deel uitmaken van het bestuur. Deze familieleden mogen maximaal 20% van het bestuur uitmaken. Een longtransplant en zijn/haar familielid mogen nooit samen in het bestuur zetelen. De voorzitter moet altijd een transplantatiepatiënt zijn.

Art 2.1.3 - In geval van collectief ontslag van het bestuur, moeten er altijd minstens vier bestuursleden hun functie blijven uitoefenen tot een nieuw bestuur kan samengesteld worden. Een van die vier bestuursleden moet de voorzitter zijn. Bestuursleden mogen wel individueel ontslag nemen, mits het bestuur daar 1 maand op voorhand van op de hoogte te brengen.

Art 2.1.4 - Na het ontslag van een bestuurslid, of indien het bestuur dit noodzakelijk vindt kunnen er bestuursleden gecoöpteerd worden. De nieuwe samenstelling van het bestuur moet op de eerstvolgende algemene vergadering worden goedgekeurd.

Art 2.1.5 - Een bestuurslid verbindt zich ertoe aan minstens de helft van de bestuursvergaderingen deel te nemen. Indien in een jaar (van januari tot januari) een bestuurslid aan minder dan de helft van de bestuursvergaderingen heeft deelgenomen, wordt hij/zij automatisch een gewoon lid, tenzij het bestuurslid een gegronde reden kan voorleggen voor zijn/haar afwezigheden.

Art 2.1.6 - Een bestuurslid, inclusief de voorzitter kan uit het bestuur worden gezet indien hiervoor binnen het bestuur en binnen de algemene vergadering een twee derde meerderheid gevonden wordt.

Ondertitel 2 - Bestuursfuncties

Art 2.2.1 - Indien de samenstelling van het bestuur veranderd is, worden binnen de bestuursleden worden de volgende functies verdeeld: Elk van deze functies mag maar een keer voorkomen behalve 'Medewerker Secretariaat' en 'Medewerker Nieuwsbrief'. Deze functies mogen door meerdere bestuursleden worden gedragen. Een bestuurslid mag hoogstens tegelijk twee functies dragen. De vier hoofdfuncties (Voorzitter, vice-voorzitter, Penningmeester en Eindverantwoordelijke Secretariaat) mogen nooit door hetzelfde bestuurslid tegelijk uitgevoerd worden.

Art 2.2.2 - Voorzitter en vice-voorzitter - De voorzitter neemt alle functies waar die in de statuten voor hem zijn vooropgesteld. Hij zit de bestuursvergaderingen voor. Hij is verantwoordelijk voor het oplossen van interne conflicten. Hij draagt naar de leden en naar buiten toe de verantwoordelijkheid strikt toe te zien op de naleving van de beslissingen genomen in het bestuur en op de algemene vergadering. De voorzitter is ook de eindverantwoordelijke voor al de publicaties van HALOvzw, en moet dusdanig steeds zijn goedkeuring geven over deze publicaties. De vice-voorzitter neemt de functies van de voorzitter over ingeval van afwezigheid van deze laatste. De voorzitter noch de vice-voorzitter heeft vetorecht. De voorzitter neemt de eindbeslissing bij een stemming waar een gelijkheid van stemmen optreedt, behalve bij de verkiezing van de voorzitter. De voorzitter en vice-voorzitter worden binnen het bestuur verkozen op een bijzondere bestuursvergadering. Bestuursleden die niet op deze bestuursvergadering aanwezig (kunnen) zijn kunnen aan deze verkiezing niet deelnemen. De verkiezing gebeurt met een gewone meerderheid in twee anonieme ronden. In een eerste ronde kan ieder bestuurslid aangeven of hij/zij kandidaat voorzitter of vice-voorzitter is. Om in aanmerking te komen als kandidaat moeten de bestuursleden minstens 1 jaar in het bestuur gezeten hebben. Indien er twee of meer kandidaten zijn wordt in een tweede stemronde beslist naar wie de functies gaan. In geval van een staking van stemmen geeft de beslissing van het oudst aanwezige bestuurslid de doorslag. Indien er slechts 1 kandidaat is wordt er een anonieme stemming gehouden waarbij men voor of tegen de kandidaat kan stemmen. Indien er een meerderheid van stemmen tegen is, is de kandidaat niet verkozen. Indien er geen meerderheid tegenstemmen is, is de kandidaat als voorzitter verkozen. De functie van vice-voorzitter zal dan op elke vergadering door het oudst aanwezige bestuurslid worden waargenomen. Indien er geen kandidaten zijn, of de enige kandidaat is niet verkozen, zal er een nieuwe stemronde gebeuren, waarbij nu elk bestuurslid automatisch kandidaat is.

Art 2.2.3 - Penningmeester - De penningmeester beheert de rekeningen en de boeken van HALOvzw. De penningmeester brengt hierover een maal per jaar verslag uit aan het bestuur en de algemene vergaderingen nadat de boeken zijn nagekeken door de voorzitter en minstens 1 ander lid van het bestuur. Indien de penningmeester ontslag neemt worden er schriftelijk nieuwe kandidaten voor deze functie binnen het bestuur gezocht. Ingeval er 1 of meerdere kandidaten zijn wordt er schriftelijk gestemd. Indien er geen kandidaten zijn of de ene kandidaat wordt niet aanvaard, dan wordt er een nieuw bestuurslid gecoöpteerd om deze functie te vervullen.

Art 2.2.4 - Secretariaat - Het Secretariaat is een team van minstens twee mensen binnen het bestuur. Zij verzorgen de administratie van HALOvzw (onder andere het bijhouden van de ledenlijst, het opstellen en versturen van brieven en uitnodigingen, enz…). Binnen dit team is 1 persoon de eindverantwoordelijke. Deze persoon draagt ook de titel van officiële secretaris van HALOvzw. De eindverantwoordelijke secretariaat verdeelt het werk binnen het team en zorgt ervoor dat alle opdrachten tot een goed einde kunnen gebracht worden. Het secretariaatsteam wordt samengesteld uit leden van het bestuur. Indien er minder dan twee bestuursleden zijn die deze taak op zich wensen te nemen, dan kunnen hiervoor bijkomend bestuursleden gecoöpteerd worden.

Art 2.2.5 - Nieuwsbrief - HALOvzw geeft 3 maal per jaar een nieuwsbrief uit. Het team dat deze nieuwsbrief tot stand brengt bestaat uit een eindverantwoordelijke nieuwsbrief en een team van medewerkers bestaande uit bestuursleden of werkende leden. Het team van medewerkers kan zowel logistieke als inhoudelijke steun bieden. De eindverantwoordelijke nieuwsbrief heeft een verregaande autonomie over de inhoud van de nieuwsbrief voor zover de structuur en de thema's niet drastisch afwijken van wat tot dan toe gangbaar is. Indien drastisch van het gangbare wordt afgeweken (vb sterke verhoging van het aantal pagina's of een artikel over een controversieel onderwerp) dan moet de eindverantwoordelijke eerst de goedkeuring van het bestuur verkrijgen. Indien binnen het bestuur geen eindverantwoordelijke voor de nieuwsbrief kan gevonden worden kan hiervoor iemand gecoöpteerd worden. Indien een nieuwe eindverantwoordelijke nieuwsbrief in functie treedt wordt van de vorige enige beschikbaarheid verwacht voor het vlot overdragen van de know-how. Deze functie kan samen met eender welke andere functie gedragen worden.

Art 2.2.6 - Website - HALOvzw beheert een website waar toekomstige activiteiten aangekondigd worden, sfeerbeelden van vorige activiteiten getoond worden, persoonlijke verhalen getoond worden, enz... De eindverantwoordelijke website heeft een grote vrijheid bij het samenstellen en invullen van de website. Elke bestuursvergadering doet de eindverantwoordelijke website verslag van de gebeurde en op til zijnde veranderingen. Indien binnen het bestuur geen eindverantwoordelijke voor de website kan gevonden worden kan hiervoor iemand gecoöpteerd worden. Indien een nieuwe eindverantwoordelijke website in functie treedt wordt van de vorige enige beschikbaarheid verwacht voor het vlot overdragen van de know-how. Deze functie kan samen met eender welke andere functie gedragen worden.

Art 2.2.7 - Woordvoerder - De woordvoerder van HALOvzw is het bestuurslid dat op openbare activiteiten optreedt als de "master of ceremony". De woordvoerder is het gezicht van het bestuur naar de leden. Eender welk bestuurslid kan de woordvoerder zijn, en indien er geen bestuurslid kandidaat is valt deze functie volautomatisch op de voorzitter.

Ondertitel 3 - Dagelijks Bestuur

Het dagelijkse bestuur bestaat uit de voorzitter, de vice-voorzitter, de penningmeester, de eindverantwoordelijke secretariaat, de eindverantwoordelijke nieuwsbrief, met inbreng van de sociale medewerkers als vertegenwoordigers van het transplantatieteam UZ Leuven. Zij kunnen onder elkaar en via email kleine beslissingen afhandelen zoals her corrigeren van de inhoud van brieven etc… zonder daar het voltallige bestuur bij te betrekken. De voorzitter brengt verslag uit van deze beslissingen op de eerstvolgende bestuursvergadering.

Ondertitel 4 - Vergaderingen

HALOvzw kent de volgende types vergaderingen: Art 2.4.1 - De bestuursvergadering - De bestuursvergadering is een gesloten vergadering waarop enkel bestuursleden uitgenodigd worden. Als het bestuur zo beslist kan een gewoon lid of een externe eenmalig uitgenodigd worden. Deze hebben dan geen stemrecht. Standaard worden de sociale medewerkers als vertegenwoordigers van het transplantatieteam UZ Leuven zonder stemrecht op de bestuursvergaderingen uitgenodigd. Bestuursvergaderingen worden minstens 5 maal per jaar gehouden (rond half januari, half maart, half mei, half september en half november). Bijkomende vergaderingen worden belegd naargelang het bestuur deze nodig acht. De precieze datum, uur en locatie van een bestuursvergadering wordt minstens twee bestuursvergaderingen voordien vastgelegd.

Art 2.4.2 - De Algemene Vergadering - De algemene vergadering wordt jaarlijks bijeengeroepen, statutair steeds voor eind mei, meestal samenvallend met een informatie vergadering. Op de algemene vergadering worden alle wettelijk verplichte punten afgehandeld.

Art 2.4.3 - De Pretransplant Vergadering - De pretransplant vergadering in een bijeenkomst waar mensen die op de wachtlijst staan kunnen luistern naar de verhalen van en vragen stellen aan enkele transplanten. De vergadering is gesloten en buitenstaanders moeten vooraf de goedkeuring van het bestuur krijgen om te mogen aanwezig zijn.

Art 2.4.4 - De Informatie Vergadering - De informatie vergadering vindt tweemaal per jaar plaats. De vergadering is open voor alle leden van HALO en hun familie.

Ondertitel 5 - Termijnen

Art 2.5.1 - De Voorzitter en de vice-voorzitter - De voorzitter en vice-voorzitter houden hun functie voor een periode van drie jaar, met een eenmalige mogelijkheid tot herverkiezing. Na deze termijn mag de voorzitter geen van de vier hoofdfuncties uitvoeren. Wel mag hij actief lid blijven van het bestuur.

Art 2.5.2 - De Bestuursleden - Er is geen termijn voorzien voor de bestuursleden buiten de voorzitter.

HOOFDSTUK III: STEMMING

Art. 3.1 - Stemming - Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen tenzij anders vermeld in de Statuten of dit Huishoudelijk Reglement of wettelijk vereist. Ieder stemgerechtigd lid van de vergadering kan de stemming aanvragen; indien hij gesteund wordt door ten minste één ander stemgerechtigd lid van de vergadering dan wordt er gestemd. De vergadering mag de discussie eerst nog voortzetten.

Art. 3.2 - Stemming met gewone meerderheid - Met gewone meerderheid wordt een resultaat bedoeld waarbij het aantal stemmen van de ene strekking groter is dan dat van de andere strekking. Hierbij worden dus enkel de geldige, niet-blanco stemmen in beschouwing genomen. De stem van de voorzitter van de vergadering is beslissend bij staking van stemmen . Indien echter een gewone meerderheid zich onthoudt, dan eindigt de stemming onbeslist.

Art. 3.3 - Stemming met tweederde meerderheid - Met tweederde meerderheid wordt een resultaat bedoeld waarbij het aantal stemmen van de ene strekking minstens dubbel zo groot is als dat van de andere strekking. Hierbij worden dus enkel de geldige, niet-blanco stemmen in beschouwing genomen. Indien echter een gewone meerderheid zich onthoudt, dan eindigt de stemming onbeslist.

Art. 3.4 - Onthoudingen - Indien een gewone meerderheid zich onthoudt eindigt de stemming onbeslist en volgt er een nieuwe discussieronde waarin de standpunten opnieuw worden verduidelijkt. Hierna volgt een nieuwe stemronde, volgens bovenstaande richtlijnen. Het resultaat van deze stemronde is bindend, ook indien een gewone meerderheid zich onthoudt.

Art. 3.5 - Wijze van stemmen - Er wordt bij handopsteking gestemd, tenzij er gestemd wordt over personen. In dit geval wordt er schriftelijk gestemd. Verder kan elk stemgerechtigd lid van de vergadering een schriftelijke stemming aanvragen. In dit geval wordt er eveneens schriftelijk gestemd.

Art. 3.6 - Volmachten - Er worden geen volmachten aanvaard.